Wie ist das eigentlich mit Zuwendungsbestätigungen an Spendensäulen?

Wenn Spender die Digitale Spendensäule nutzen und Zahlungen getätigt werden, hinterlassen die Spender Daten. Die Daten unserer Spender sind hochsensibel und werden selbstverständlich mit größter Sorgfalt behandelt und verarbeitet. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen die Handhabung dieser Daten bei Zahlungsvorgängen näher erläutern und den Weg zu einer Zuwendungsbestätigung aufzeigen.

Kartenzahlungen sind anonym

Bei einer Kartenzahlung an einem physischem Zahlungsterminal werden die Umstände der Zahlung (Zeitpunkt, Summe, Ort) aufgenommen und die Gültigkeit und Identität der Karte überprüft. Die Karte kennt nur ihre eigene Kartennummer, nicht aber Name oder Adresse des Kartenbesitzers. Deshalb können diese auch nicht ausgelesen werden.

Alle Zahlungen an der Digitalen Spendensäule sind deshalb zunächst als anonyme Spenden zu verbuchen. Dies gilt auch für unsere anderen Produkte wie den Digitalen Klingelbeutel sowie die Digitale Spendendose. Bei Spenden bis 300€ reicht dem Finanzamt zudem der Kontoauszug des Spenders als vereinfachter Spendennachweis.

Zuwendungsbestätigungen an der Digitalen Spendensäule

Die Digitale Spendensäule zeigt standardmäßig ab einer Spendensumme von 300€ (dieser Wert kann angepasst werden) am Ende der Zahlung einen Code und eine E-Mail-Adresse an, mit denen Spender eine Zuwendungsbestätigung anfordern können. Wichtig: Aufgrund der oben genannten Anonymität von Kartenzahlungen hängt dieser Vorgang von der Initiative der Spender ab!

Um eine Zuwendungsbestätigung zu erhalten, muss sich der Spender den angezeigten Code notieren oder fotografieren, und sich mit dieser Informationen sowie seinen Adressdaten an die angezeigte E-Mail-Adresse wenden. Der Empfänger der E-Mail, z.B. Ihr Büro, kann den Eingang der zum Code gehörigen Zahlung von uns überprüfen lassen, erhält dann die Vorlage für eine Zuwendungsbestätigung und kann diese ausfüllen und versenden. Die Zuwendungsbestätigung dient Ihren Spendern über 300€ als Beleg gegenüber dem Finanzamt.

Betrag und E-Mail-Adresse konfigurieren

Mit einer kurzen Anleitung möchten wir Ihnen erklären, wie sie den Betrag ab dem die Zuwendungsbescheinigungen erstellt werden sollen ändern können:

1. Öffnen Sie Ihren Zugang unter kollekte.digital.
2. Navigieren Sie zum Reiter „Geräte“.
3. Navigieren Sie zu den Einstellungen Ihres Gerätes mit Klick auf das Zahnrad.

4. Scrollen Sie bis zum Eingabefeld „Mindestwert für Zuwendungsbestätigungen“ und legen Sie hier einen Wert fest.
5. Optional können Sie diese Funktion auch ausschalten. Wählen Sie dafür das Feld „Niemals einen Bestätigungscode anzeigen“ aus.

6. Legen Sie im Feld darunter „Kontaktadresse für Zuwendungsbestätigungen“, eine Emailadresse fest, an die der Code geschickt werden soll.